Circular Nro. 49/2018.-
Santa Fe, 14 de mayo de 2018.-
Señor
Titular del Órgano Jurisdiccional
S / D
Se dirige la presente a fin de comunicarle, para su conocimiento y notificación a todos los integrantes de ese órgano jurisdiccional, que la Corte Suprema de Justicia mediante Acuerdo Ordinario del 8.5.2018, Acta N° 15 punto 8 ha dispuesto que a partir del día 21 de mayo del corriente año, sea instaurada una nueva modalidad de comunicación a través de la tecnología de correo electrónico con firma digital, entre la Inspección General de Personas Jurídicas de la Provincia de Santa Fe (IGPJ) y los Registros Públicos con sede en las cinco Circunscripciones Judiciales; todo ello, en relación a los trámites y con el alcance que se menciona en el Anexo I del Instructivo de uso respectivo que se acompaña a la presente.
Asimismo, y a mayor abundamiento se transcribe la parte pertinente del citado decisorio: “PROYECTO DE COMUNICACIONES
ENTRE ÓRGANOS DEL PODER EJECUTIVO PROVINCIAL Y
DEPENDENCIAS DEL PODER JUDICIAL (Expte. CUIJ N° 21-
176001194-4). VISTAS: Las actuaciones del epígrafe; y, CONSIDERANDO: I. Que desde el corriente año se vienen manteniendo reuniones e intercambios entre representantes del Poder Ejecutivo de la Provincia y de este Poder, a fin de avanzar en experiencias que permitan una mejor comunicación entre ambos ámbitos del Estado, optimizando el uso de los recursos con que se cuenta. Siendo así, se ha advertido la necesidad y conveniencia de hacer uso de las bondades que ofrece la firma digital, para la constitución de un sistema de comunicaciones ágil, seguro y dinámico en el intercambio de información. II. Que, los sucesivos contactos entre el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos de la Provincia y la Secretaría de Gobierno de la Corte, a través de la Secretaría de Informática y el Área de Auditoría de Gestión, han permitido realizar las pruebas técnicas necesarias para darle viabilidad a esta forma de comunicación, con todos los recaudos de seguridad e integridad que amerita. De resultas de ello, se han desarrollado las tareas que permitieron elaborar de manera conjunta la reglamentación que posibilite llevar adelante estos intercambios, de manera sucesiva y coordinada. En virtud de lo expuesto, se ha confeccionado un “Instructivo” -el cual se adjunta- para efectuar comunicaciones mediante correo electrónico con firma digital, que será de aplicación -en una primera etapa- entre Inspección General de Personas Jurídicas y los Registros Públicos con sede en las cinco Circunscripciones Judiciales (denominación conforme ley 13.736). De esta manera, se reemplazarán los oficios que en la actualidad y en soporte papel se envían desde IGPJ a los Registros, sustituyéndolos por correos que serán remitidos y recepcionados desde cuentas institucionales; y será aplicable, de manera inicial, a los trámites que se detallan como Anexo I del referido Instructivo. III. Que, asimismo, la oportunidad resulta propicia para manifestar la importancia de materializar experiencias como la presente, especialmente teniendo en cuenta que este Poder Judicial desde el año 2006 viene haciendo uso de la tecnología de firma digital para diversos trámites, aplicándolo a comunicaciones administrativas y relacionadas con actuaciones jurisdiccionales (vid en este punto Acuerdos del 15.10.2013, Acta 42, P. 9; 16.02.2016, Acta 6, P. 7; 30.11.2016, Acta 51, P. 4 y 5.12.2017, Acta 48, P. 12). Por ello, y teniendo en cuenta los referidos antecedentes y la experiencia con que se cuenta, cabe expresar nuevamente la conveniencia de continuar impulsando la extensión en el uso de esta tecnología de comunicación, ahora entre distintos estamentos del Estado Provincial, en tanto los mismos cuenten con firma digital como en la oportunidad ha ocurrido con Inspección General de Personas Jurídicas. Por todo lo expuesto, luego de un cambio de opiniones y oído el señor Procurador General, SE RESUELVE: I. Tener presente los intercambios mantenidos con el Poder Ejecutivo para avanzar en mecanismos de comunicación a través de la tecnología de correo electrónico con firma digital. II. Aprobar el “Instructivo” para efectuar comunicaciones mediante correo electrónico con firma digital entre la Inspección General de Personas Jurídicas de la Provincia de Santa Fe y los Registros Públicos con sede en las cinco Circunscripciones Judiciales; agregando copia del mismo a la presente. III. Establecer que la referida modalidad de comunicación comience a regir a partir del día 21 de mayo de 2018, con relación a los trámites que se mencionan en el Anexo I del Instructivo. IV. Delegar en la Secretaría de Gobierno las tareas necesarias para la efectiva ejecución de lo aquí resuelto. V. Hacer saber al Poder Ejecutivo Provincial, a las Presidencias de Cámara de la Provincia, a los Registros Públicos y a los Colegios Profesionales de la Provincia. VI. Librar las comunicaciones pertinentes y poner en conocimiento de los encargados de la página web para su más amplia difusión y publicación. FDO. GUTIÉRREZ. ERBETTA. FALISTOCCO. GASTALDI. NETRI. SPULER. BARRAGUIRRE. BORDAS (SECRETARIO).
A continuación se transcribe el Instructivo y Anexo I.
Comunicación entre Inspección General de Personas Jurídicas y Registros Públicos (ex Registros Públicos de Comercio, con sede en las cinco Circunscripciones Judiciales de la Provincia -Santa Fe, Rosario, Venado Tuerto, Reconquista y Rafaela- denominación conforme ley 13736).
Comunicación Inspección General de Personas Jurídicas a Registros Públicos: los titulares de las cuentas de correo electrónico enviarán a los Registros Públicos las comunicaciones que hoy se realizan como “pase” a dichos organismos en donde se remiten las copias certificadas de los expedientes para su registración. La copia del expediente (que se enviará como adjunto mediante correo electrónico con firma digital), será digital con firma digital generado por GDE, mediante el denominado “Pase al Registro”, no siendo más necesario que el interesado concurra al Organismo de la Inspección y lo lleven al Registro. Los trámites que se comunicarán bajo esta modalidad se detallan en el Anexo I que se adjunta.
Instructivo para efectuar comunicaciones mediante correo electrónico con firma digital entre IGPJ y los Registros Públicos.
El presente instructivo será aplicable a las comunicaciones efectuadas a través de cuentas oficiales de correo electrónico del Poder Judicial y la Inspección General de Personería Jurídicas (IGPJ) con firma digital, de modo exclusivo y directo entre IGPJ y los Registros Públicos.
Se define como alcance de este procedimiento a las comunicaciones de noticias de acuerdo a los trámites descriptos en el Anexo I.
A tal efecto, se procederá de la siguiente forma:
- El titular de la cuenta de correo oficial de la IGPJ enviará un mensaje de correo electrónico firmado digitalmente a la casilla de correo electrónico oficial del Registro Público al cual desee enviar la comunicación de acuerdo al alcance.
- El contenido o cuerpo del mensaje de la comunicación deberá estar vacío y como archivo adjunto se debe agregar el documento GDE generado por la IGPJ.
El tamaño del archivo adjunto no deberá superar los 15Mb.
- En el campo “Asunto” del correo, debe identificarse el nombre de la entidad y el tipo de trámite. (Ej: “Entidad S.A.- REFORMA DE SOCIEDAD POR ACCIONES”)
- Los mensajes deben enviarse con acuse de recibo, para poder corroborar la recepción del mismo. Si el trámite es de carácter urgente, la IGPJ manifestará dicha circunstancia seleccionando la prioridad “ALTA” e incorporando además la leyenda “URGENTE” en el campo “Asunto”. (Ej: “URGENTE: Entidad S.A.- REFORMA DE SOCIEDAD POR ACCIONES”)
- El Registro considerará recepcionado el mensaje de correo electrónico firmado digitalmente a las 7.15 horas del día hábil siguiente al día en que fue enviado por la IGPJ, salvo que el órgano receptor -por la urgencia del trámite- considere que corresponde su diligenciamiento inmediato. En todos los casos, el receptor debe asentir la solicitud de confirmación de recepción del correo enviado por el emisor.
- Requisito de validez: El Registro Público que recepcione un trámite de la IGPJ mediante correo electrónico, previo a todo trámite deberá constatar, bajo su exclusiva responsabilidad, que dicha comunicación esté firmada digitalmente, sea procedente de una cuenta oficial de la IGPJ y que contenga como archivo adjunto el documento GDE válido representativo del trámite. Una vez corroborada la validez de la comunicación recibida, el Registro Público podrá imprimir el mensaje de correo electrónico con firma digital que contiene la solicitud, junto al documento GDE adjunto, registrarlo con número de cargo en el sistema de gestión informático, asignarle número de expediente nuevo si así correspondiere y proceder a su tramitación.
- Los titulares de las cuentas oficiales de correo electrónico de los Registros Públicos del Poder Judicial y de la IGPJ son responsables de revisar (“enviar y recibir” o “sincronizar”) todos los días hábiles la casilla de correo oficial.
- Las direcciones de correos electrónicos oficiales de todos los organismos jurisdiccionales se encuentran publicadas en la página web de este Poder Judicial y de la IGPJ. Asimismo, se acompaña el listado de correos oficiales de carácter institucional de la IGPJ y de los Registros Públicos (Anexo II).
Anexo I
Trámites.
- CAMBIO DE DOMICILIO DE EXTRAÑA JURISDICCIÓN
- CONSTITUCIÓN
- RECONDUCCIÓN DE SOCIEDADES POR ACCIONES
- REGULARIZACIÓN DE SOCIEDADES DE HECHO
- INSCRIPCIÓN DE SOCIEDADES EXTRANJERAS
- TRANSFORMACIÓN DE SOCIEDADES
- REFORMAS DE SOCIEDADES POR ACCIONES
- ESCISIÓN
- FUSIÓN
Sin otro particular, saludo a Ud. atentamente.
Dr. Eduardo Bordas
Secretario de Gobierno
